Rapat ketika Diperlukan

Rapatlah ketika benar-benar diperlukan. Saya dan tim tidak pernah menggunakan istilah “rapat”, tapi “brainstorming” buat ngide dan cari problem solving. Ketika dibutuhkan bisa segera dilakukan online tanpa harus janjian offline.

Intinya, rapatlah ketika benar-benar diperlukan, efektifkan dan efisienkan waktu. Setelah selesai lakukan segera follow up, dan jangan biarkan hasil rapat sia-sia dan mengendap lama, atau bahkan tanpa ada follow up sama sekali.

Ingat, ketika Anda rapat dengan 5 orang tim Anda selama 2 jam, berarti Anda menghabiskan waktu orang 2 x 6 orang = 12 jam. Ini waktu yang banyak! Bayangkan jika tidak ada action apa pun setelah rapat tersebut?! Berapa banyak waktu yang sudah dihabiskan.

***

Muhammad Rezki Hr berkata:
Mohon masukan format yg lebih efisien utk rapat tahunan. Banyak yayasan2 di Jogja skrg, alhamdulillah, mengadakan rapat tahunan utk evaluasi tahun lalu dan laporan rencana ke depan. Semua divisi biasanya diminta hadir. Menunggu gilirannya dan kalau2 ada masukan. Biasanya rapat sampai 1-2 hari full. Saking banyaknya divisi yg harus presentasi dan diskusinya. Saya pribadi merasa ini kurang efisien namun tak tahu jg solusinya bgmn. Jazakumullahu khairan.

***

Untuk permasalahan di atas, saran saya:

1. Meeting untuk evaluasi dilakukan per-pekan atau per-bulan. Ini menyesuaikan kebutuhan dan karakteristik setiap organisasi (ada yang butuh pekanan dan ada yang butuh bulanan). 
2. Ketika meeting, lakukan: evaluasi, sekaligus ngide, cari problem solving, atau ubah strategi dan planning (jika dibutuhkan). Jadi, tidak hanya sekadar evaluasi. 
3. Meeting cukup focus group saja, yaitu focus group pada satu divisi. Bahkan jika divisinya besar, bisa dibagi beberapa focus group lagi (dengan dibagi sesuai dengan karakteristik job desc atau projects (jika sistem kerjanya by project).
4. Setiap kali meeting, pastikan setiap member benar-benar menguasai materi. Tidak sekadar dia datang ke meeting tapi do nothing.
5. Setiap divisi mencatat setiap: ide, planning, progress, problem & problem solving, dan catatan evaluasi. Semua rencana jangka pendek dan jangka panjang sudah tercatat di sini.
6. Semua catatan pada poin ke-4 diposting di media (web, groups di Telegram atau project management app semisal Basecamp, atau yang lainnya), dan semua divisi punya akses untuk melihat dan mereview catatan dan progress divisi lainnya (ini berguna jika sewaktu-waktu divisi lainnya ingin memberikan masukan atau kritikan).
7. Apabila dibutuhkan pertemuan offline, maka cukup mengundang orang tertentu saja: tim terkait atau perwakilan tim saja, atau pihak eksternal terkait (untuk dipresentasikan ke mereka). Jadi, tidak mengundang semuanya, karena ini butuh biaya besar, apalagi jika biaya besar yang digunakan meeting berasal dari donasi.

CATATAN:
Ini sekadar masukan saya saja. Untuk menerapkan ini tidak mudah, karena mesti mendobrak kultur dari suatu organisasi yang sudah mengakar, akan berhadapan dengan pro-kontra. Wallaahu a’lam.

Banghen.com